¿Quién Puede Apostillar un Documento en los EE. UU.?

En los EE. UU., el proceso de apostilla ayuda a verificar la autenticidad de los documentos para su uso en países extranjeros. Las apostillas son una forma de certificación requerida bajo la Convención de La Haya. Esto permite que los documentos sean aceptados en países que forman parte del tratado.

Sin embargo, muchas personas pueden no saber quién puede apostillar un documento en los EE. UU. o qué pasos están involucrados. Aquí tienes un desglose claro de cómo funciona el proceso.

¿Qué es una Apostilla?

Una apostilla es un certificado que autentica el origen de un documento.

Para que un documento sea reconocido en un país extranjero que es miembro de la Convención de La Haya, necesita una apostilla. Esto se requiere con frecuencia para documentos como certificados de nacimiento, certificados de matrimonio, registros educativos y documentos legales que deben usarse internacionalmente.

A diferencia de la notarización tradicional, una apostilla no tiene que ver con confirmar la validez del contenido del documento. En su lugar, verifica la autenticidad de la firma y la capacidad de la persona que firmó el documento.

Esto permite que los gobiernos y otras organizaciones en países extranjeros confíen en el documento sin necesidad de una verificación adicional.

¿Quién Puede Apostillar un Documento?

En los Estados Unidos, solo agencias o funcionarios gubernamentales específicos pueden emitir una apostilla para un documento. Dependiendo del tipo de documento, el proceso de apostilla puede involucrar a diferentes autoridades.
El proceso exacto varía según el estado. Sin embargo, aquí están los actores clave en el proceso de apostilla.

Oficina del Secretario de Estado

La oficina del Secretario de Estado es la principal autoridad responsable de emitir apostillas en los EE. UU. Cada estado tiene una oficina designada para manejar las solicitudes de apostilla.

La oficina del Secretario de Estado verifica la autenticidad de los documentos emitidos dentro de ese estado. Son responsables de colocar la apostilla en documentos como certificados de nacimiento, certificados de matrimonio y otros registros legales.

Dado que cada estado es responsable de apostillar documentos emitidos dentro de su jurisdicción, el proceso varía ligeramente entre los estados.

Por ejemplo, en Nueva York, el Departamento de Estado maneja las solicitudes de apostilla. Mientras tanto, en California, lo maneja la oficina del Secretario de Estado.

Departamento de Estado de EE. UU. (para documentos federales)

Si necesitas una apostilla para un documento federal, como documentos del IRS, documentos del seguro social. o una verificación de antecedentes del FBI, el Departamento de Estado de EE. UU. es responsable de emitir la apostilla.

Esta oficina maneja la autenticación de documentos que provienen de agencias federales o son de naturaleza federal. A diferencia de los documentos estatales, los documentos federales requieren un proceso diferente y se envían a un departamento separado.

El Departamento de Estado de EE. UU. maneja las solicitudes de apostilla para documentos emitidos por agencias federales, como:

• Verificaciones de antecedentes del FBI

• Pasaportes de EE. UU.

• Registros judiciales federales

• Documentos de IRS

• Documentos del seguro social 

Las apostillas federales solo se pueden obtener a través de la oficina del Departamento de Estado de EE. UU. en Washington, D.C. o a través de oficinas regionales específicas que manejan los servicios de documentos internacionales.

Notario Público (para documentos que aún no han sido autenticados)

Antes de que un documento pueda ser apostillado, puede necesitar ser notarizado. Un notario público puede verificar que el documento haya sido firmado por la persona correcta y confirmar la identidad de la persona que firma el documento.

El notario no autentica el documento en sí, sino la firma. Los notarios públicos son profesionales licenciados que están autorizados para autenticar firmas y administrar juramentos.

En algunos casos, los documentos que necesitan ser apostillados deben pasar primero por notarización. Una vez notariados, los documentos pueden enviarse a la agencia estatal o federal correspondiente para la certificación de la apostilla.

Proveedores de Servicios de Apostilla, Apostille Corp

Aunque las oficinas estatales y federales son responsables de emitir apostillas, muchas personas utilizan proveedores de servicios de apostilla para simplificar el proceso. Estos servicios no son agencias gubernamentales, pero pueden ayudarte a navegar por los pasos burocráticos involucrados en obtener una apostilla.

Los proveedores de servicios de apostilla generalmente ayudan a reunir la documentación necesaria, presentar tu solicitud y manejar cualquier problema que pueda surgir durante el proceso.

Usar un proveedor de servicios puede ser útil para individuos o empresas que necesitan apostillar varios documentos rápidamente o para aquellos que no están familiarizados con el proceso. Muchos proveedores de servicios de apostilla también ofrecen un servicio express, lo que puede reducir el tiempo que toma obtener una apostilla.

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Notarizar el Documento (En caso de ser Necesario)

Si tu documento requiere notarización, visita un notario público para autenticar tu firma. Esto es necesario si estás tratando con documentos legales como contratos o poderes notariales. Una vez notarizado, el documento puede pasar al siguiente paso.

Envía el Documento a la Autoridad Correspondiente

Una vez notarizado, manejamos el envío de tu documento a la oficina gubernamental correcta para el procesamiento de la apostilla. Para documentos emitidos a nivel estatal, los enviamos a la oficina del Secretario de Estado correspondiente.

Si tu documento es emitido a nivel federal, como una verificación de antecedentes del FBI o un certificado de naturalización, lo procesamos a través del Departamento de Estado de EE. UU. Ya sea por correo o en persona, nos aseguramos de que tus documentos sean enviados correctamente y de manera eficiente.

Paga la Tarifa de Apostilla

Cada agencia estatal y federal requiere una tarifa para el procesamiento de la apostilla. Esto varía según la ubicación y el número de documentos. Te proporcionamos un desglose claro de los costos por adelantado, por lo que sabrás exactamente qué esperar.

Las opciones de servicio expedited están disponibles por una tarifa adicional.

Espera el Procesamiento

Los tiempos de procesamiento varían según el estado y la agencia. Sin embargo, ofrecemos servicios expedido para minimizar los retrasos. Si se presenta en persona, algunas oficinas estatales ofrecen servicio el mismo día o al día siguiente.

Mientras tanto, las solicitudes por correo pueden tardar varias semanas. Con nuestra experiencia, simplificamos el proceso y te mantenemos informado en cada paso.

Recibe el Documento Apostillado

Una vez que se aplique la apostilla, verificamos cuidadosamente el documento antes de devolvértelo a través de un envío seguro. Tu documento apostillado ahora es legalmente reconocido en todos los países miembros de la Convención de La Haya. Esto lo hace válido para su uso oficial en el extranjero.

No importa si lo necesitas para negocios internacionales, inmigración o fines legales, nos aseguramos de que tu documento cumpla con todos los requisitos.

Apostille Corp: Servicios de Apostilla Confiables en la Ciudad de Nueva York

Si estás listo para apostillar tus documentos, Apostille Corp está aquí para ayudarte. Con más de 10 años de experiencia, nuestro equipo en la Ciudad de Nueva York está capacitado en servicios de apostilla y legalización de documentos para todo tipo de documentos. Ya sea que necesites una apostilla para un certificado de nacimiento, certificado de matrimonio, informe del FBI u otros documentos oficiales, ofrecemos un servicio rápido, seguro y profesional.También ofrecemos servicios de notaría móvil en toda el área tri estatal para tu comodidad. Contáctanos hoy al 718-751-6254 o por WhatsApp al 929-648-0882. Estamos aquí para ayudarte con el servicio el mismo día y opciones expedited.